Mit dem Wachstumschancengesetz wurde beschlossen, die E-Rechnung schrittweise ab dem 1. Januar 2025 einzuführen. Hierbei wird zwischen der Möglichkeit des Empfangs und der Ausstellung von E-Rechnungen unterschieden. Da noch nicht alle Details finalisiert sind, möchten wir Ihnen einen ersten Überblick (Stand: 27. September 2024) geben. Änderungen sind möglich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die gemäß der europäischen Norm EN 16931 in einem strukturierten Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, da die Rechnungsdaten ohne Medienbrüche in die Systeme übernommen werden können.
Wichtig: Formate wie PDF, „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ erfüllen diese Anforderungen nicht. Solche Formate bieten lediglich eine bildhafte Darstellung und sind daher nicht als E-Rechnung geeignet.
Zeitplan für die Einführung
• Ab dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer*innen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige Inlandsgeschäfte (B2B) zu empfangen*¹, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
• Die Ausstellung*² und Übermittlung von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze wird möglich. Im gegenseitigen Einverständnis mit dem Rechnungsempfänger ist dies noch keine Pflicht.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmer*innen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € sind zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für inländische B2B-Geschäftehte verpflichtet.
• Ab dem 1. Januar 2028: Alle inländischen Unternehmer*innen sind zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Geschäfte verpflichtet.
Ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind u. a. steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht inländische B2B-Umsätze. Das Empfangen von E-Rechnungen müssen alle Unternehmer*innen können (siehe nächster Punkt).
Was bedeutet das für Unternehmer*innen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer*innen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erforderlich, unabhängig von Unternehmensart oder -größe. Dies gilt z. B. auch für Kleinunternehmer*innen, Landwirten*innen oder gemeinnützige Organisationen.
Für den Empfang reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach aus. Alternativ können die Daten auch über eine elektronische Schnittstelle oder Kundenportale bereitgestellt werden. Eine Übertragung auf Speichermedien wie USB-Sticks gilt nicht als elektronische Übermittlung. Zudem wird empfohlen, frühzeitig eine Softwarelösung zur digitalen Archivierung der E-Rechnungen einzurichten.
Wichtig: Falls ein*e Unternehmer*in die Annahme einer E-Rechnung verweigert oder technisch nicht in der Lage ist, bleibt der/die Rechnungsstellende dennoch umsatzsteuerrechtlich im Recht, wenn nachweislich eine E-Rechnung erstellt und übermittelt wurde.
Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen
Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Der strukturierte Teil der Rechnung muss im Originalformat und unveränderbar archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach aktueller Rechtslage zehn Jahre.
*¹ Hierfür ist lediglich ein E-Mail-Postfach notwendig.
*²Hierfür ist eine Software notwendig. Möglicherweise stellt Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware automatisch auf E-Rechnung um.
